استفاده از فیلتر ها در مایکروسافت اکسل Excel

فیلترها ابزاری هستند برای محدود کردن نمایش اطلاعات. به عنوان مثال شما لیستی از تعداد زیادی از دانش اموزان یک مدرسه یا لیستی بلندی از کالاها را در اختیار دارید. حال می خواهید گروه خاصی از دانش اموزان را مثلا فقط دانش آموزان کلاس دوم یا گروه خاصی از کالا ها را مشاهده نمایید.

برای محدود کردن نمایش این اطلاعات از فیلتر استفاده میکنیم. توجه داشته باشید که با اعمال فیلتر سایر اطلاعات حذف نمیشود، فقط اطلاعات خاصی برای ما نمایش داده میشود.

برای استفاده از فیلتر ها ابتدا سر ستون ها را انتخاب کنید سپس در سربرگ Data بر روی دکمه فیلتر Filter (شکل قیف) کلیک کنید. در کنار هر سر ستون یک مثلث کوچک ظاهر می شود. حال برای نمایش اطلاعات خاصی مثلا فقط دانش آموزان کلاس دوم بر روی مثلث کوچک کلیک کنید. و از منوی ظاهر شده فقط عبارت "دوم" را انتخاب کنید. بعد از کلیک کردن بر روی Ok فقط دانش آموزان پایه دوم نمایش داده خواهند شد.

در یک لیست می توانید چندین فیلتر را اعمال کنید. مثلا بعد از اعمال فیلتر کلاس می توانید فیلتری ایجاد کنید که دانش آموزانی که نام آنها "علی" است نمایش داده شود. برای این کار در ستون نام نیز بر روی مثلث کنار آن کلیک کرده و در منوی ظاهر شده گزینه "علی" را تیک بزنید.

برای مشاهده همه اطلاعات گزینه select All را در همان منو انتخاب کنید. برای حذف فیلتر ها در سربرگ Data دوباره بر روی دکمه Filter کلیک کنید تا غیر فعال شود.

ساخت فرم ورود اطلاعات در مایکروسافت اکسل Excel

گرچه اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است و مهمترین استفاده ان در کارهای حسابداری است اما می توان از آن به عنوان یک دیتابیس (پایگاه داده) نیز استفاده کرد.

یکی از ویژگی های هر پایگاه داده امکان ساخت فرم ورود اطلاعات به جداول پایگاه است. فرم ورود اطلاعات ، صفحه ایست که به کمک آن می توان اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری وارد جدول ها نمود. این امکان در اکسل نیز وجود دارد.

برای ساخت فرم ورود اطلاعات در اکسل ابتدا باید آیکن ایجاد فرم را در Quick Address toolbar وارد کنید.

برای این کار مطابق شکل زیر در زبانه کوچک مثلثی شکل در بالا سمت چپ نوار عنوان کنار دکمه های save - undo کلیک کنید. و گزینه More Command را انتخاب کنید. 

پنجره Excel option باز می شود. در این پنجره در قسمت Choose commands form گزینه  All Commands  را انتخاب کنید. سپس در لیستی که مشاهد می کنید گزینه Form را انتخاب و روی دکمه Add کلیک کنید تا آیکن Form در سمت راست اضافه گردد. حال بر روی ok  کلیک کنید و این پنجره را ببندید. اکنون گزینه form در نوار Quick Address اضافه شده است.

برای ایجاد فرم ورود اطلاعات ابتدا سطر مربوط به سر ستونها را انتخاب کنید سپس بر روی گزینه form در نوار Quick Address کلیک کنید. در پنجره باز شده بر روی ok کلیک کنید. مطابق شکل زیر یک فرم ورود اطلاعات با توجه به گزینه های موجود در سر ستون برای شما ساخته می شود که می تواند در ورود اطلاعات کمک زیادی کند.

برای سرعت بخشیدن در استفاده از این فرم در هنگام ورود اطلاعات، هر یک از فیلدها را که پر کردید با کلید Tab  روی صفحه کلید به فیلد بعدی بروید و بعد از تکمیل همه فیلدهای یک رکورد، کلید Enter را بزنید. اطلاعات وارد شده به صورت اتوماتیک در جدول اکسل شما قرار می گیرد.

چاپ سرستون در تمام صفحات در مایکروسافت اکسل Excel

اگر در اکسل يک ليست طولاني داشته باشيم و فقط در سطر اول سرستون ها تايپ شده باشد در هنگام چاپ، Header (سر ستون) فقط در صفحه اول چاپ مي شود و در صفحات بعدي چاپ نميشود.

براي حل اين مشکل بعد از باز کردن فايل مورد نظر  به تب Page Layout رفته و در قسمت Page Setup بر روي Print Titles کليک کنيد.
در پنجره‌ي باز شده در قسمت Rows to repeat at top عبارت زير را وارد کنيد:
$1:$1

اکنون در هنگام چاپ سر ستون در تمام صفحات چاپ مي شود.

برای مشاهده تصویر در سایز اصلی بر روی آن کلیک کنید

مرتب کردن ستون ها از راست به چپ در مایکروسافت اکسل Excel

در اکسل ستون ها با حروف انگلیسی A,B,C و ... از سمت چپ نام گذاری شده اند. اگر به هر دلیلی قصد دارید ستون ها از سمت راست به چپ مرتب شوند به تب page layout رفته و در قسمت sheet option دکمه بزرگ sheet right to left را کلیک کنید.

با این کار ستون ها از راست به چپ مرتب می شوند.اگر دوباره بر روی این دکمه کلیک کنید ستونها به همان شکل سابق چپ به راست قرار خواهند گرفت.

درج خودکار شماره ها در مایکروسافت اکسل Excel

مایکروسافت اکسل از مجموعه برنامه های آفیس است که به رغم ظاهر ساده آن توانایی های زیادی دارد.

این نرم افزار برای سامان دهی لیست ها و جداول بهترین گزینه است. پس هر گاه خواستید اطلاعاتی را به شکل جدول یا لیست تایپ کنید به جای استفاده از مایکروسافت ورد (word) به سراغ اکسل بروید چون در این نرم افزار می توانید فیلتر، و مدیریت های خاصی را بر روی لیست ها و جداول اعمال کنید یا گزارشهای خاصی را از آن دریافت کنید.

در چند پست سعی خواهم کرد موارد کاربردی و مهم اکسل برای مدیران را به زبانی ساده ارائه کنم.

وقتی نرم افزار اکسل را اجرا می کنیم تعداد زیادی خانه می بینیم که به هر کدام از آنها سلول (cell) گفته میشود. خانه های افقی را سطر (row) و خانه های عمودی را ستون (column) می نامیم.

اولین نکته کاربردی

فرض کنید جدولی دارید که یکی از ستونهای ان ردیف است یا اعدادی که باید پشت سر هم یکی به ان اضافه شود. مثلا 1 و2و3 و4 و ..... یا 500و501و502و503 و ....

اکسل به راحتی تا هر شماره ای که شما بخواهید خانه های زیر هم (یعنی یک ستون) را پشت سر هم برای شما شماره می زند.

برای این کار در یک ستون دو یا سه اعدد را به ترتیب وارد کنید، حال هر سه سلول را با هم انتخاب کنید. (شکل زیر) در گوشه سمت چپ اخرین سلول انتخابی یک علامت مربع سیاه رنگ ظاهر می شود. آن مربع را با موس گرفته (در این زمان موس به شکل یک علامت (+) پر رنگ تبدیل می شود) و به سمت پایین بکشید. اکسل تمام خانه ها بصورت اتوماتیک در ادامه اخرین شماره ای که شما وارد کرده بودید شماره خواهد زد.

توجه کنید که اگر فقط یک عدد را وارد کنید یا فقط یک سلول را انتخاب کنید عدد یا عبارت موجود در همان سلول در تمام سلول ها تکرار خواهد شد.